Planificación De Eventos Tips

La hierba es siempre más verde al otro lado!

Así como usted pensaba que el caso de varios niveles que parecía ser el camino a seguir, vamos a ver algunas ventajas definitivas a ir la silla / ruta multipunto comisión:

1) Desde diferentes voluntarios están trabajando en diferentes comisiones, la de varios de los comités o presidente de eventos le permite depositar los voluntarios en una zona que gusta trabajar en un área de fortaleza física, o en una zona que está muy comprometido. Cuando llega la gente a elegir lo que llegar a hacer, a menudo son más comprometidos.

¿Has escuchado la frase:

2) Este tipo de evento suele tener múltiples flujos de ingresos, cuando los ingresos en el evento multi-nivel por lo general proviene de los asistentes llevar las donaciones, y posiblemente algunos patrocinadores del evento. Sin embargo, en un evento multi-comité, usted tiene ingresos de las personas que compraron boletos para el evento, los ingresos de los patrocinadores, los ingresos de la subasta, los ingresos procedentes de la subasta en vivo, ya veces incluso los ingresos de la venta de boletos de rifa o algo más.

varias fuentes de ingresos significa que si las ventas de patrocinio van mal, todo el evento no es necesariamente arruinado! Todavía hay la subasta silenciosa que pudiera pasar su meta y ayudar a otras partes del evento que son más débiles en la toma de la meta general. También la venta de entradas puede ayudar a compensar por la falta de patrocinios.

3) Estos acontecimientos a gran escala suelen ser bastante elegante y no hay generalmente una cuestión de dibujo asistentes que quieren

En última instancia, es una decisión que tiene que ser hecha por el jefe, el comité global que está decidido a poner en un recaudador de fondos, o quien toma las decisiones es. Hay ventajas y desventajas para ambos; vistazo a sus objetivos y el calendario al tomar una decisión final.

Pros en el caso de varios niveles

Vamos a examinar algunos de los aspectos positivos y negativos de cada uno de estos tipos de eventos predominante.

Comenzando con el caso de varios niveles:

1) Dado que hay varias personas haciendo lo mismo, si uno o una caída de unos pocos a cabo o dejar (por diversas razones, no se les paga por la obra, no tener el tiempo, la familia sale de emergencia, etc) su grupo no está totalmente hundido. En el caso del comité, si usted tiene un comité de seis el manejo tanto de la subasta en vivo y en silencio y tres de baja, la subasta está en serios problemas!

Algo a considerar en este tipo de evento es el

Por eso es tan importante tener los objetivos específicos establecidos de primaria y secundaria antes a determinar el tipo de evento. Si su principal objetivo es recaudar 15.000 dólares en cifras brutas, y que está esperando que cada persona que asista a dona $ 100 y cada miembro de la junta se diez personas a asistir o $ 1.000, en un mundo ideal que haya por lo menos 15 miembros de la junta de trabajo en esta dirección.

2) Puesto que cada uno tiene un desempeño relativamente la misma función, una idea de la creación de equipos buenos es hacer un concurso de diversión o juego de la recaudación de fondos y recompensar a los más altos cumplidores / colaboradores. Quien confirma la mayoría de los asistentes en el evento va a recibir. . un masaje en el spa, entradas de cine, restaurante o una tarjeta de regalo! La competencia amistosa entre los miembros de la junta puede manejar los resultados y un balance final saludable!

3) Una vez que reclutar a los voluntarios de la derecha a su bordo, este evento prácticamente se ejecuta. Todo lo que tienes que hacer es seguir en marcha con la tabla y seguir animando y recompensarlos. Ese nivel está en su lugar y saben cuál es su trabajo - de contratar a los fabricantes de dinero!

Presidente / multi-comité del evento

Otra forma de organizar un tipo de evento es contratar a una silla central para supervisar todo. Y luego hay muchos diferentes comités encargados de diferentes funciones.

A diferencia del caso de varios niveles, donde cada voluntario es esencialmente realizar la misma función (reclutamiento, confirmar y alentar a los recaudadores de fondos de primera línea), aquí los diferentes comités se encargan de funciones completamente diferentes. Por ejemplo, tal vez un comité está encargado de manejar las subastas, tanto silencio y en vivo. Tal vez otro comité está encargado de conseguir los patrocinios para el evento. Tal vez otro comité está encargado de la aplicación del programa - teniendo todo, pruebas, e impresión.

En este caso, en lugar de la comisión de reclutamiento otro nivel o los voluntarios de primera línea para hacer la recaudación de fondos, el comité se encarga de la recaudación de fondos y la separación de tareas que entre todos los miembros del comité. Por ejemplo, si usted tiene a alguien a quien no le importa a todos pidiendo donaciones colocarlos en su comité de la subasta. Si usted tiene a alguien que es muy cómodo pidiendo dinero, ponerlos en el comité de patrocinio. Si usted tiene gente que no les gusta pedir a los demás de cualquiera de los anteriores, los puso en la logística o los comités de relaciones públicas! Pueden manejar poner ramilletes en todos los miembros del comité y los presidentes de la noche del evento, mostrando maestros de ceremonias o personajes famosos a donde ir la noche del evento, o escribir notas de prensa y de fax éstos a los medios de comunicación locales y hacer llamadas de seguimiento a ver quién es atender y cubrir el evento.

Un ejemplo de un caso después de esta estructura sería un evento especial, como una gala donde la gente de que los boletos del público en general o de los patrocinadores ha comprado para entrar en la puerta de esta tarde en exclusiva, y luego están los alimentos, bebidas, entretenimiento por lo general , tal vez una celebridad o un portavoz de la causa, y una subasta silenciosa y en vivo. A veces hay incluso un componente de baile con la banda para coronar la velada.

Multi-nivel de eventos

Ahora que todo el mundo ha acordado muy específicos objetivos primarios y secundarios, es imperativo tener en cuenta estos objetivos como a determinar qué tipo de evento que desea implementar / coordinar. Hay varios tipos de eventos diferentes, pero vamos a centrarnos en las dos más comunes.

Multi-Nivel. Este es el tipo de evento en el que usted (o posiblemente otra persona, o alguien además de usted) contratar a un consejo o comité de voluntarios. Luego, su consejo o comisión, contratar a otro

Cuando trabajaba para la Asociación Americana del Corazón, que ponen en los eventos llamados

El comité me da su lista de

El evento multi-nivel es una opción que usted tiene cuando se mira qué tipo de recaudación de fondos para poner en práctica. En este tipo de evento, un comité de contratación es que reclute a otras personas para llevar a cabo otras tareas que se refiere a la recaudación de fondos.

En un evento de este tipo, la principal fuente de ingresos que provienen de los participantes de primera línea en el evento. En este caso, los ingresos de la Asociación Americana del Corazón viene de la

Encuentra gente que parece conocer a todos a estar en esta posición en su caso, no necesariamente aquellos que no son tímidos a pedir dinero!

Una posible fuente secundaria de ingresos en este evento podría ser el patrocinio si usted puede encontrar y consolidar los patrocinadores locales para el evento cardíaco real de detención en sí.

Si usted no puede medirlo, no puede manejarlo!

Felicidades en la identificación y establecimiento de sus metas caso de primaria y secundaria! Si usted tiene alguna experiencia de gestión en el pasado, probablemente han escuchado la frase que es el título de este consejo. Si no, por favor, repita diez veces y internalizar:

Algo no monetarios tales como:

Así es como usted sabrá si usted fuera un gran éxito y tener un motivo de celebración o de un fracaso grande y gordo! Si no tienen estas medidas en el lugar en la delantera, la gente no tiene ese objetivo para lograr o saber cómo se están tendiendo.

¿Has oído la cita,

Si usted se acercó a casi cualquiera de sus amigos o miembros de la familia y dijo: yendo? Su voluntarios / compañeros / subordinados necesitan saber exactamente lo mismo!

Será de dos pisos con fotos en la primera página del periódico local hacen muy alegres? ¿Quiere que su evento sea la historia principal para las noticias locales de la noche a las 10:00 pm?

Han definido claramente los objetivos, el más específico sea el mejor!

Los plazos para las comisiones

Dado que cada comité independiente formado usted? Ll desea crear o exportación desde la línea de tiempo dominar una línea de tiempo para las comisiones, incluidas las fechas de vencimiento. Cada comité necesita su propia línea de tiempo frente tratando de filtrar a partir de una línea de tiempo enorme lo que se refiere directamente a ellos.

Entregue una copia de esta línea de tiempo en la primera reunión y tomar el tiempo para revisar con cada comité. Pregunte si hay alguna pregunta y como se discuten las cosas, puede que tenga que modificar algunos puntos ligeramente. Una vez que una línea de tiempo final ha sido debatido y acordado, a todos los miembros del Comité a hacer la línea de tiempo en su software de planificación para artículos electrónicos abrirá una ventana con recordatorios o mostrar en su calendario.

No se olvide de incluir en el puesto de control temporal artículos evento? Ll necesitamos su compromiso de tiempo de voluntarios, incluyendo el envío de gracias? S a los donantes o patrocinadores, la coordinación de post-evento, incluyendo la publicidad de periódicos y artículos de revistas, vallas publicitarias Muchas gracias, y cualquier eventos post-evento, como una forma de agradecer el almuerzo con show de diapositivas evento.

Identificación y organización de las metas

A medida que comience a pensar en su evento para recaudar fondos, se dará cuenta de que tienen algo más que un objetivo.

Haga una lista de todos sus objetivos para el evento. Mantenga este realista. Un incidente en una escuela o un hospital en una zona rural probablemente no va a tener repercusiones de gran alcance en todo el país. Pero se puede hacer mucho con poco o llegar muy lejos en esa comunidad una.

Como todos los objetivos posibles de eventos se identifican, a continuación, es muy importante para estos de acuerdo a las ya existentes o las prioridades convenidas. Esto suena simple y fácil de pasar por alto, sin embargo tomarse el tiempo por adelantado para debatir y decidir a evitar desacuerdos más adelante. ¿Alguna vez ha conocido los campos de diferentes siendo puesta a punto y la gente tirando en distintas direcciones, porque nada se discutió inicialmente?

Vamos a establecer el significado de la palabra

Vamos a volver a leer eso! Una persona que realiza un servicio de buena gana, y SIN PAGAR! Lo mismo ocurre con los voluntarios nunca dejar de fumar? No voluntarios se molestan cuando no consiguen lo que quieren y deciden retirarse de un proyecto porque no se están pagando de todas formas, sino más bien dar libremente de su tiempo?

¡Por supuesto! Hablaremos más sobre esto en la sección

Haga usted mismo y alrededor de los que un gran favor y discutir y decidir de inmediato la siguiente información:

• Objetivo principal del evento (por ejemplo, la recaudación de $ x en los ingresos) y,


• Objetivos de secundaria de eventos

Comience con el fin en mente

El Dr. Stephen Covey escribió un libro escandalosamente popular titulado

¿Y qué? Usted puede estar pensando:

Si usted trabaja en la recaudación de fondos, el

¿Cuáles son nuestros objetivos para esta recaudación de fondos? Lo más probable es que usted querrá importe neto x de dinero para una causa o 501 (c) (3) organización. ¿Qué más?

¿Estás en busca de publicidad? ¿No estaría usted encantado de tener una estación de televisión local hacer una historia, un sobreviviente del centro de atención, y asistir al evento? ¿Quiere educar al público en general oa una parte del nicho de mercado sobre las causas de algo, señales de advertencia, la forma de pro-activamente la sala este apagado, y qué hacer si todavía le sucede a usted?

Cuando trabajaba para la Asociación Americana del Corazón recién salido de la universidad, uno de nuestros mayores objetivos, incluso en el lado de desarrollo una mayor conciencia. La mayoría de la gente pensó que el cáncer es el asesino número uno de todos los estadounidenses, cuando trabajaba para la enfermedad cardíaca AHA fue el asesino número uno y por eso quisimos dar a conocer que las enfermedades cardiovasculares cobrado más vidas que cualquier otra cosa. Queríamos que conocer las señales de advertencia de un ataque al corazón para que pudiera reaccionar con tiempo suficiente. De hecho, cuando acceda a la página web de la AHA, a día de hoy, Ataque al corazón / Carrera señales de alerta se encuentra en la parte superior de la parte superior izquierda a mano.

Es una mayor conciencia de las señales de advertencia de una condición de sus metas?

Los plazos para las reuniones

Ajuste de la fecha de la reunión / veces se puede lograr una variedad de maneras.

Como usted? Reclutar voluntarios para volver a su comisión respectiva, se puede decir que el calendario de reuniones ya establecido, asegúrese de que funciona para ellos, y darles una copia a escribir en sus agendas. La única cuestión es si usted tiene un voluntario ideal para la comisión y que pueden? T hacer la pre-establecidos reuniones, no puede ser capaz de voluntarios.

Una mejor alternativa para fijar los plazos para las reuniones sería contratar a sus voluntarios y luego en la reunión de lanzamiento del comité, establecer un calendario de reuniones todo el mundo puede estar de acuerdo sobre. Lo que generalmente funciona mejor es determinar si los miembros están disponibles, tras establecer un tiempo coherente para cumplir. Un ejemplo sería el tercer jueves de cada mes a las 6:00 pm Usted puede tener que hacer ajustes para las vacaciones principales o los tiempos de vacaciones.

Otras consideraciones línea de tiempo

Siempre es una buena idea

Los voluntarios que aren? T pagados tendrá otras cosas surgen y por el relleno de estas fechas debido que? Voy a salvar a la insuficiencia cardíaca o el pánico de última hora! Además de las cosas importantes, asegúrese de que su calendario de eventos integrales incluyen las misceláneas. cosas tales como:

• Visitar el lugar del acontecimiento


• degustaciones de alimentos para seleccionar elementos del menú final


• Escuchando a un CD? S de entretenimiento o revisar los clips de vídeo de cualquier evento potencial